で、PR会社って何してるんですか?

PR業界の悩みやグチ、そして時々参考にしていただけるかもしれない情報を徒然なるままに書き綴っていきます。

展示会運営のコツ①

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※米国ラスベガス開催の世界最大規模を誇る家電・民生機器展 CES(Consumer Electronics Show)

展示会はいわゆる東京ビッグサイト幕張メッセパシフィコ横浜といった大規模展示場で実施される製品・サービスの見本市です。その他にも小規模の貸会議室やホテルで実施するものもあります。私はIT/エレクトロニクス分野を中心にセミナー出展も含め年に3回ほど企業のブース出展・セミナー出展の運営・広報活動を行っています。 B2B向けのものからB2Cのものなど様々なイベントがありますが、ここではB2B向けイベントに絞って紹介をしたいと思います。

 

【出展する展示会・イベントの決め方】

 

■ 出展する展示会を決めるとき「来場者数」、「展示スペース」、「出展社数」の確認を行います。数年のトレンド出展時に比べ「来場者数が減っていないか」、「出展社数が減っていないか」、「出展小間数に減少はないか」を検討します。IT・エレクトロニクス業界でいえば近頃流行ったバズワード「IoT」、「ウェアラブル」、「M2M」などの用語を使っているイベントは来場者の関心も移ろいやすいので傾向を確認するようにしましょう。今時、再入場者を再カウントして来場者数を水増しするような展示会も少ないかもしれませんが、入場者の水増しには注意しましょう。

 

また、展示会の実績を調べるには過去の展示会の記事を見るのもいい手です。メディアが注目しているイベントがどうかでそのイベントの意義がわかります。Googleニュース検索で期間設定などを行い、掲載実績を調べましょう。

 

ちなみに展示会情報はJETRO日本貿易振興機構)サイトでも確認できますので、まずは興味のある業界にどのようなイベントがあるのかを見ることをお勧めします。海外のイベントなどの出展の場合はJETROが「日本パビリオン」というような日系企業が集まるエリアを設けることがありますので、海外出展情報もみることができます

 

 世界の見本市・展示会情報(J-messe) | ジェトロ 

 

大体出展するイベント候補が決まってきたら、資料請求を行いましょう。資料では申し込み書類、出展料金やサービス、オプション<レンタル製品の貸出・派遣の手配>から出展イベントの来場者属性や記事掲載数などが確認できます。資料確認後は必ず展示会運営担当者でも面会し、疑問を解消する場も設けてください。

 

最後に注意したいのは出展場所<小間位置>は応募順、もしくは出展小間の規模数の順で決まっていくことが多いということです。いい場所は早いもの順・資金力のある企業がとってしまうということです。多くのイベントは説明会や申し込み開始を6~10カ月前に始めていますので、ギリギリの申し込みは人通りの少ない場所に設置される可能性が高くなります。展示会出展の効果を高めるためには早めの準備を行うようにしましょう。

 

最後に予算ですが、1コマ<3m x 3m= 9㎡>の面積では25万~40万円ぐらいが相場です。場所代の他基本仕様として、ブース装飾代、各種レンタル代(ネット環境や機器)、配布物の印刷代、ノベルティ費用を含めると50万~80万円はかかるでしょう。更にブロシュア配布をアウトソースする場合はその人件費、自社ステージ・セミナーを行う場合はモニターやマイク・音響の費用もかかります。小間数が大きくなればその分、装飾料金や人件費も高くつきます。

小間が広ければ集客ができるわけでもありませんので、小規模でも来場者が見に行きたくなるようなポップやデモ・PRの仕組みを工夫しましょう。

  

 

【オーガナイザー<運営者>との相性も大事】

 

展示会運営者との面会を進めるのは担当となる窓口の人間がしっかり疑問や要望に応えられるかを確認する意味合いがあります。極端にビジネスライクだったり、出展企業の規模・資金力によって対応を変える運営者はいざ申し込みを行っても、その後の対応がおざなりなことがあります。これは大手の運営企業だから対応がしっかりしているとは限りません。小さい展示会でも歴史があり、毎年新しい取り組みや施策を行っている企業は出展社の要望に対しオープンです。

 

また、運営者側はPRの面でも運営者はメルマガ配信やウェブ対策で集客を行ったり、イベントを盛り上げるために出展企業とのコラボレーションを模索しています。もし出展社側が自社サービスを使って、運営者側とコラボした企画ができないかも模索しましょう。例えば出展社側が位置情報を扱ったサービスをだしているなら位置情報サービスを使ったスタンプラリーが実施できるでしょう。運営者側としっかりコミュニケーションをとることで、思わぬ便宜を引き出せるかもしれません。

 

次回は「ブースデザインの決め方」と「メディアアプローチ」について書いていきたいと思います。